ChatGPT×仕事～仕事をもっと、速く、便利に（その２）

2024年6月15日2024年7月11日

前回はChatGPTを仕事で活用する方法について書きました。今回は後編として、アイデア出しやフィードバック、GPTsなどの機能を使ってどのように活用できるかを書きたいと思います。仕事の場を中心に書いていますが、プライベートの場でも応用できる内容かと思いますので、ぜひ参考にしてくれると嬉しいです。

アイデア出しに

仕事の企画、執筆などのアイデア出しに行き詰まった時、ChatGPTを利用することで、プログラムを作ってくれたり、スケジュール案を出してくれます。例えば、「一日研修のプログラム案を一から作らなくてはいけない」というような時は、次のような方法で指示を出します。
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・管理職研修の1日プログラムを作って下さい。
＜条件＞
・研修の目的と目標
・参加者の平均経験年数
・グループワーク〇回。
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・Excelに貼り付けられる形でタイムスケジュールも入れて出力
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このような指示をすると、1日のプログラム案やタイムスケジュールを出してくれます。もちろん、不明なことやより良いプランが欲しければ、何度でも修正して、アイデアを出してくれます。
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スケジュール管理のための工程管理表もできます。以下のように指示します。

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別添を参考に、イベントの準備のための工程管理表を作成して下さい。
＜条件＞
・イベント名
・期間
・留意事項など
・添付ファイルを参考に、Excelに貼り付けられる形で出力
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添付：類似の工程管理表をアップロード
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ここで有効なのは類似のもの（見本になるようなもの）をアップロードすること。そうすると、ChatGPTはそれを参考に必要部分のみ変えて作成してくれるので、作業の大幅な省力化になります。これはExcelに限らず、Wordでもテキストでも全てに共通しますが、「見本」となるものがあると、AIがそれに基づき作成してくれるのです。是非、何かを作る時は「お手本」を探して使ってみて下さい。

フィードバックの取得

ChatGPTは既に作成した文書やファイルについても評価したり、改善ポイントを指摘したり、新たな切り口を見つけてくれることができます。
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例えば何かについて作成した原稿をチェックしたい場合、以下のように指示します。
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以下の原稿について、改善ポイントを指摘してください。
＜条件＞
・原稿の内容に一貫性があるか？
・各段落が論理的に繋がっているか？
・専門用語や難解な言葉を避け、わかりやすい言葉で表現されているか？
・誤字脱字や文法的、意味用法的に間違ったところはないか？
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添付：原稿案」をアップロード（またはテキスト貼り付け）
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このように指示すると、指示に入れた視点で改善ポイントを指摘してくれます。
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次に、既に作成した研修の案がある場合、案をアップロード（またはテキスト貼り付け）以下のように指示します。
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別添のPR担当者研修企画について、改善ポイントを指摘してください。
＜条件＞
・初心者でも取り組める内容か？
・グループワークを交え、飽きにくい内容になっているか？
・〇〇について理解が深まり、再現性が高い内容になっているか？
添付：企画案をアップロード
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そして、「これこそAIにお願いしたい！」というこんな使い方もご紹介します。
それは、契約書など、しっかりとした確認が必要な文書のチェックです。
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別添の契約書について、改善ポイントを指摘してください。
＜条件＞
・添付（当社のひな型）と比較し、相違点を表形式で出力してください。
・当社（甲）側に不利になっている項目があれば指摘して下さい。

添付：契約書案をアップロード
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もちろん、大事な文書であればあるほど、ダブル、トリプルチェックが必要ですので、AI任せ、というわけにはいきませんが、最初は「自分の他に、チェックしてくれる有能な部下が一人増えた」くらいのつもりで使ってみるとちょうど良いかもしれません（くれぐれも、機密文書の扱いは社内ルールに従って下さいね）。

ChatBOTとして活用

最後に、ぜひやってみていただきたいのが、よく使うマニュアル（経理マニュアル・社内ルール集など）を読み込み、それを基に質問に答えてもらうChatBOTとしての使い方です。あなたがこうした質問を頻繁に受ける立場だとして、社内の人から質問をされても、「ああ、あれ、確か以前も回答したよなぁ・・・」、「どこに書いてあったっけ？」ということはありませんか？
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ChatGPTではそうしたマニュアルを予め読み込み、Chat形式で答えてくれることができます。最近は銀行や各種サービス産業の窓口も次々にAI化して、AIとの質問のやり取りが続くところが増えていますが、あのイメージです。
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ちなみに、これは社内のマニュアルに限らず、ご家庭にある、あらゆるマニュアル（電化製品など！）でも同じことができますので、是非やってみてくださいね。最近はマニュアルもPDF化されているものがほとんどですので、何十ページに及ぶ文書を読み込み、「〇〇のやり方は？」「△△になった時はどうすれば良い？」の問いに答えてくれます（マニュアルにある限りは）。
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ただし、これをやるには、都度ファイルをアップロードして指示をするのでは効率が悪く、「GPTs」という予めカスタマイズした独自のGPTを作る機能を利用するのが便利です。この「GPTs」はそれぞれの目的に合った、専用のプログラムを無数に作ることができて本当に便利です！私は今のところ、ChatGPTの一番の「ウリ」はこの「GPTs」の機能ではないかと思っているくらいです！良かったら以下の記事も読んでみて下さい。