ChatGPTは日常の場ではもちろん、仕事の場でも幅広く活用することができます。「仕事をもっと、速く、便利に」するためのアイディアとして、以下にいくつかの例をご紹介します。
定型文書・メールの作成
毎日使う定型文書（例：報告書、商品の注文問い合わせ）をひな形として保存しておき、変更する部分（発送日、到着予定日など）を簡単に指示するだけで、文書を素早く作成できます。
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こちらが入力例です。これに参考としたい文書を添付としてアップロードします（現在はChatGPT-4o上で全てのユーザーが文書のアップロードもできます（一部回数制限あり））。
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添付の文書を参考に、以下のポイントを入れた報告書を作成してください。
（添付文書は構成、文体のみ参考にして下さい）
・開催日：〇月〇日
・テーマ：〇〇に関する打ち合わせ
・決定したこと
・今後やるべきこと
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これは仕事の場に限らずですが、「こんな風に作成して欲しい、書いて欲しい」という見本となるファイルがあったらそのテイストのまま作成してもらうことができますので（「文体だけ参考にして」など条件を付けてもOK）、クオリティの高さを維持しながら、作業時間を大幅に短縮することができます。
文書のテンプレート作成
上記は参考文書を添付してテンプレート的に利用してもらう使い方をご紹介しましたが、逆に「前例がない＝テンプレートがない」ような場合、逆にChatGPTで０からテンプレートを生成してもらうこともできます。
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具体的な例として以下のようにプロンプトに指示します。
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月次営業報告書テンプレートを作成してください。
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すると、ChatGPTは以下のようなデータを出力した報告書テンプレートを作成してくれます。こちらをコピーしてWordなどのファイルに貼り付けて使用できます。
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- 売上概況
- 新規顧客獲得数
- 顧客満足度調査結果
- 問題点と改善策
- 来月の目標
実際に中身を入力した後、そのファイルをアップロード（またはテキスト貼り付け）して、文書の中での矛盾点、改善ポイントなども指摘してもらうことが可能です。
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データ集計と分析
Excelなどの表計算ソフトで扱う簡単なデータ分析もChatGPTで自動化できます。例えば、売上データから特定期間の平均売上を計算することができます。
具体的な例として以下のようにプロンプトに指示します。
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2023年1月から2023年3月までの売上データから、月ごとの平均売上を計算してください。
（売上データファイルをアップロード）
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読み込んで欲しいファイルをアップロードし、このような指示をするとデータを読み込み、指定した期間の平均売上を計算し、結果を報告してくれます。自分で式を入れて計算するよりも早く、正確に答えを出してくれるので便利です。
Excelのデータがないような場合も、０から以下のように指示して表を作成してもらうこともできます。
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Excelで次の表を作成してください。
１．売上データを以下の形式で入力してください。
A1: 月
B1: 売上
２．1月から12月までのデータをそれぞれA列とB列に入力してください。
３．各月の売上データを元に、月ごとの売上合計を計算するための合計行を追加してください。====================================
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Excelがファイル形式で出力されるわけではないですが、そのままコピーしてExcelやGoogle スプレッドシートなどに貼り付けることができますので、「Excelの表を作るの面倒だなぁ」というような場合、文字だけで、表計算の入ったシートを作成してもらうことができます。このように「文字による指示だけで表が作れる」ところもChatGPT（生成AI）の大きな魅力の一つです。今まで「超文系人間、Excelなんて一から作るのはムリ！」と言っていたあなたも是非お試しを！
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最後に、取り扱うファイルについては各社のAI使用ルールに従いましょう。個人情報を含む文書や機密文書は社内向けに保護された環境で使用し、必要に応じてプライバシー保護の設定（OPT OUT）を選択してください。
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